ความรู้เกี่ยวกับเลขานุการ-Secretary
Secretary-การเลขานุการ
เป็นที่ทราบกันว่าคำศัพท์ในภาษาไทยปัจจุบัน มีคำจำนวนมากที่ทับศัพท์จากภาษาอังกฤษ เช่น คอมพิวเตอร์ อินเทอร์เน็ต ไวรัส และที่แปลศัพท์ (เรียกว่าบัญญัติศัพท์ก็ได้ คือ แทนที่จะใช้คำนั้นโดยตรง ก็คิดคำที่เป็นภาษาไทย แต่มีความหมายเหมือนเดิม) เช่น ไร้สาย ศาสตราจารย์ มหาวิทยาลัย แปลจาก wireless, professor, university ตามลำดับ
คำว่า secretary ก็เป็นศัพท์ภาษาอังกฤษอีกคำหนึ่งที่มีการแปลเป็นภาษาไทย โดยทั่วไปเราใช้ว่า “เลขานุการ” ซึ่งเราคุ้นเคยกับคำนี้มานานจนแทบไม่ได้คิดว่าเป็นคำที่แปลมาจากภาษาอังกฤษ
การบัญญัติคำว่า เลขานุการ ในภาษาไทยนั้น มาจากการแปลแบบประสมคำ ระหว่าง “เลข” และ “อนุการ” คำว่า เลข เป็นคำบาลีสันสกฤต นอกจากหมายถึงตัวเลขแล้ว ยังหมายถึง การวาด การเขียน ได้ด้วย (มีตำแหน่งข้าราชการของไทยเรา มีตำแหน่งหนึ่ง เรียกว่า อักษรเลข หมายถึง ผู้ทําหน้าที่เลขานุการของผู้ว่าราชการจังหวัด คำว่าเลขในที่นี้ หมายถึงการเขียน) ส่วนคำว่า อนุการ เป็นคำบาลีสันสกฤตเช่นกัน แปลว่า การทำตาม หรือการติดตาม
แม้ว่าเราจะแปลคำ เลขานุการ มาจาก secretary ในภาษาอังกฤษ แต่ชาวอังกฤษเองก็รับคำนี้มาจากภาษาละตินอีกทอดหนึ่ง และคำ secretary ก็ยังมีความหมายอื่นๆ อีกมาก นอกเหนือจาก เลขานุการ ที่เราคุ้นเคย
ใน secretary มี secret
คำว่า secretary มีความหมายว่า “person who keeps records, writes letters, etc.,” คือ บุคคลผู้เก็บเอกสาร เขียนจดหมาย เป็นต้น พจนานุกรมภาษาอังกฤษหลายฉบับกล่าวตรงกันว่า คำนี้เริ่มมีใช้ในภาษาอังกฤษเมื่อปลายคริสต์ศตวรรษที่ 14
รากศัพท์คำนี้คือ secretarius มีความหมายว่า “person entrusted with secrets” คือ ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้รักษาความลับ ถามว่าความลับของผู้ใด คำตอบนั้น เป็นอย่างอื่นไปไม่ได้นอกจาก บุคคลที่มีอำนาจสูง นั่นคือ พระราชา หรือพระสันตะปาปา
คำว่า secretarius ในภาษาละตินแปลว่า เสมียน ก็ได้ เจ้าหน้าที่ระดับสูงก็ได้ เป็นตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับเรื่องเอกสารต่างๆ คำว่า secret (ความลับ) และ secretary ในภาษาอังกฤษ รับมาจากภาษาละตินในเวลาเดียวกันนั้นเอง ส่วนปัจจัย (suffix) -arius แปลว่าผู้ถือ เมื่อประสมกันก็ได้ความหมายว่า ผู้ถือความลับ ผู้กุมความลับปัจจัย –arius นี้พบได้หลายคำในศัพท์อังกฤษที่มาจากภาษาละติน เช่น Aquarius (aqua แปลว่าน้ำ) หมายถึง หม้อน้ำ เป็นชื่อราศีหนึ่งในบรรดา 12 จักรราศี หรือ Sagittarius (sagitta แปลว่าธนู) หมายถึง คนยิงธนู นี่ก็เป็นอีกหนึ่งจักรราศี
นับตั้งแต่ทศวรรษ 1590 เป็นต้นมา ตำแหน่ง secretary ในอังกฤษ ถือเป็นตำแหน่งใหญ่ ระดับ minister เทียบกับของไทย ไม่ต่ำกว่าเจ้ากรม หรือเจ้ากระทรวง (ปัจจุบันคือ รัฐมนตรี) มีหน้าที่ดูแลหน่วยงานเกี่ยวกับการบริหารบ้านเมือง แต่ก็ยังมีอีกความหมาย คือตำแหน่งเจ้าหน้าที่ทั่วไปในสำนักงานที่ดูแลเรื่องเอกสาร และเป็นผู้ช่วยจัดการธุระต่างๆ ให้เจ้านาย เช่น การกำหนดนัดหมาย จองตั๋ว ไปจับจ่ายซื้อสิ่งของตามคำสั่ง พิมพ์จดหมาย ฯลฯ
ทั้งนี้ โปรดสังเกตการเน้นเสียง (stress) ของคำว่า secret และ secretary โดยมีการเน้นเสียงที่พยางค์แรกทั้งสองคำ เป็น sécret (ซี-เคร็ต) และ sécretary (เซ็ก-เคร็ต-เทอ-ริ, หรือ เซ็ก-เคร็ต-แท-ริ, ไม่ใช่ ซี-เคร็ต-เทอ-ริ) แต่เสียงสระในพยางค์แรกต่างกัน
คำที่เกี่ยวข้อง
เฉพาะคำว่า secretary นั้น เราแปลว่า เลขานุการ ดังกล่าวมาแล้ว แต่ตำแหน่งที่เกี่ยวกับการบริหารประเทศ คำว่า secretary นั้นยิ่งใหญ่กว่าเลขานุการมาก อาจจะเทียบได้กับตำแหน่งรัฐมนตรี หรือปลัดกระทรวง เป็นต้น ดังนั้น เมื่อมีการใช้คำว่า secretary ร่วมกับคำอื่น จะต้องพิจารณาให้ละเอียด เพราะไม่ได้แปลว่า เลขานุการ ทุกกรณีไป ดังเช่น
Permanent Secretary หมายถึง ปลัดกระทรวง เช่น Office of the Permanent Secretary for Defence หมายถึง สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม
ในสหรัฐอเมริกา Secretary of commerce หมายถึง รัฐมนตรีว่าการกระทรวงพาณิชย์ ส่วน Secretary of State เป็นตำแหน่งฝ่ายบริหาร หมายถึง รัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศ เช่น “US Secretary of State Hillary Rodham Clinton” นางฮิลลารี คลินตัน รัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศของสหรัฐอเมริกา ขณะที่ตำแหน่ง Secretary of State ในนครรัฐวาติกัน (เรียกว่า เลขาธิการแห่งรัฐ) เทียบเท่ากับ นายกรัฐมนตรี ซึ่งทำหน้าที่เป็นหัวหน้าคณะบริหาร โดยมีพระสันตะปาปาเป็นประมุข
โดยทั่วไปแล้ว Secretary ในตำแหน่งบริหารของสหรัฐอเมริกามักจะเทียบได้กับตำแหน่งรัฐมนตรีในภาษาไทยโปรดสังเกตว่า จะใช้ S ตัวใหญ่เสมอ และมักจะมีชื่อหน่วยงานหรือภารกิจ ต่อท้าย เช่น Secretary of Justice (รัฐมนตรีว่าการกระทรวงยุติธรรม)
นอกจากนี้ยังมีคำว่า Secretary General (ใช้ Secretary-General, General Secretary หรือ First Secretary ก็ได้) แปลเป็นภาษาไทยว่า “เลขาธิการ” ถือเป็นตำแหน่งสูงสุดในองค์การ มักใช้ในองค์การระดับนานาชาติ เช่น สหประชาชาติ อาเซียน สหภาพยุโรป เนโต้ โอเป็ค ฯลฯ พบว่ามีการแปลคำนี้ว่า เลขาธิการใหญ่ แต่ไม่สู้จะนิยมใช้
คำนี้ยังมีความหมายแตกต่างกันไปตามภูมิภาค ตามปริบท ยกตัวอย่างเช่น พรรคการเมืองของไทย มีหัวหน้าพรรค (Leader) เป็นตำแหน่งสูงสุด มีเลขาธิการพรรค (Secretary General) ทำหน้าที่ควบคุมดูแลกิจการภายในพรรค แต่เลขาธิการพรรคคอมมิวนิสต์ (เช่น ประเทศจีน) เป็นตำแหน่งสูงสุดในพรรค มีคำนิยามดังนี้ “The General Secretary of the Communist Party of China is the highest ranking official within the Communist Party of China.”
สรุป
คำว่า secretary นับว่ามีความสำคัญ ควรจะต้องพิจารณาไม่น้อย เดิมนั้นมักหมายถึง ผู้ดูแลเอกสารสำคัญ หรือผู้ช่วยเจ้านาย ซึ่งมักจะเป็นผู้หญิง บุคลิกคล่องแคล่ว กระฉับกระเฉง จนเกิดคำว่า “เลขานุการิณี” หมายถึง เลขานุการที่เป็นผู้หญิง (ปัจจุบันไม่ใคร่นิยมใช้) ต่อมากลายมาเป็นตำแหน่งอื่นๆ อีกหลายตำแหน่ง ซึ่งอาจก่อให้เกิดความสับสนได้ เนื่องจากตำแหน่ง secretary ที่ใช้กันในแต่ละประเทศอาจไม่ได้ตรงกับตำแหน่งของไทยเสียทีเดียว และเรามีคำศัพท์เรียก secretary เพียงสองคำ คือ เลขานุการ และ เลขาธิการ ดังนั้น เมื่อเห็นตำแหน่ง secretary ในภาษาอังกฤษ เราจึงต้องพิจารณาให้ละเอียดว่าเป็นตำแหน่งของหน่วยงานใด หรือทำหน้าที่ใด แล้วจึงเทียบกับตำแหน่งที่มีใช้ในภาษาไทย มิฉะนั้นอาจแปลตำแหน่งสูงส่งระดับ “รัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศ” (Secretary of State) ผิดไป จนกลายเป็น “เลขานุการแห่งรัฐ” ก็ได้.
ความสำคัญและความจำเป็นของงานด้านเลขานุการ
ในปัจจุบันผู้บริหารต่างมองเห็นความสำคัญและความจำเป็นที่ต้องมีเลขานุการที่มีความรู้ความสามารถไว้ช่วยงาน เนื่องจากผู้บริหารมีภาระในการทำงานที่สำคัญ ๆ ในเรื่องต่าง ๆ เช่น การวางแผนการดำเนินงานของหน่วยงาน การกำหนดนโยบายของหน่วยงานเพื่อให้เกิดความก้าวหน้าและประสบความสำเร็จ การตรวจและติดตามผลการดำเนินงานของหน่วยงาน ดังนั้นผู้บริหารจึงต้องการผู้ที่มีความรู้ความสามารถและไว้วางใจได้มาช่วยงาน เพื่อช่วยแบ่งเบาภาระการทำงานในด้านต่าง ๆ และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็วถูกต้องตามที่ต้องการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเลขานุการนั้นมีอิทธิพลต่อการทำงานของผู้บริหารทั้งทางตรงและทางอ้อม จึงนับได้ว่าเลขานุการเป็นผู้ที่มีส่วนสำคัญอย่างมากที่จะทำให้งานของผู้บริหารประสบผลสำเร็จหรือล้มเหลวได้
ดังนั้น ในการดำเนินธุรกิจประเภทต่าง ๆ จึงจำเป็นต้องพึ่งพาอาศัยผู้ที่ทำงานในหน้าที่เลขานุการด้วยกันทั้งสิ้น หรืออาจกล่าวได้ว่าเลขานุการเป็นตำแหน่งที่มีความสำคัญและความจำเป็นต่อหน่วยงานต่าง ๆ ทุกประเภทนั่นเอง ดังคำกล่าวที่มีผู้เปรียบเปรียบเปรยไว้ว่า "ถ้าเลขานุการในโลกนัดหยุดงานพร้อม ๆ กันแล้วธุรกิจทุกอย่างทั่วโลกต้องหยุดชะงักตามไปด้วย"
จึงสรุปได้ว่างานอาชีพเลขานุการเป็นงานที่มีความสำคัญและมีความจำเป็นต่อผู้บริหารและการดำเนินธุรกิจที่จะขาดเสียมิได้ แต่สิ่งที่สำคัญที่ทำหน้าที่เลขานุการควรมีทักษะความรู้ ความสามารถในการปฏิบัติงานสำนักงานในทุก ๆ ด้าน โดยเฉพาะในปัจจุบันเลขานุการจะต้องมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศและสามารถใช้คอมพิวเตอร์ได้เป็นอย่างดี ตลอดจนเป็นผู้ที่มีคุณธรรมในการปฏิบัติหน้าที่ ซึ่งจะนำไปสู่ความร่วมมือร่วมใจในการทำงานของบุคลากรทุก ๆ ฝ่าย
ความหมายของคำว่า "เลขานุการ"
"เลขานุการ" สนธิมาจากคำว่า "เลขา+อนุการ" เป็นเลขานุการ ซึ่งความหมายของ "เลขา" แปลว่า ลาย รอยเขียน ตัวอักษร การเขียน งามดังเขียน ส่วนคำว่า "อนุการ" แปลว่า การทำตาม การเอาอย่าง อย่างไรก็ตาม จากพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน ฉบับปี พ.ศ. 2542 ให้ความหมายของคำว่า "เลขานุการ" หมายถึง ผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือหรืออื่น ๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง
ในภาษาอังกฤษ Secretary ซึ่งมีรากศัพท์มาจากภาษาลาตินว่า "Secretum" หรือ "Secret" แปลว่าความลับ ดังนั้น Secretary จึงเป็นว่าผู้ความลับ ผู้รักษาความลับ ฉะนั้น การรักษาความลับ จึงเป็นคุณสมบัติที่สำคัญอย่างยิ่งของผู้ที่ทำหน้าที่ในตำแหน่งเลขานุการ
นอกจากนี้ ยังแยกศัพท์ของตัวอักษรที่ประกอบเป็นคำว่า Secretary ได้ดังนี้
S = Sense คือ ความสำนึกในหน้าที่ว่าสิ่งใดความทำและไม่ควรทำ
E = Efficiency คือ ความสามารถในการปฏิบัติงานได้มีประสิทธิภาพ
C = Courage คือ ความกล้าหาญ กล้ากระทำในสิ่งที่ดีโดยไม่กลัวว่าจะเกิดความผิด
R = Responsibility คือ ความรับผิดชอบในการทำงาน
E = Energy คือ การมีกำลังใจ มีสุขภาพดี
T = Technique คือ การมีเทคนิคในการทำงาน
A = Active คือ ความว่องไวไม่ล่าช้าเพื่องานจะได้สำเร็จตามจุดมุ่งหมาย
R = Rich คือ ความเป็นผู้มีคุณธรรม
Y = Youth คือ ความมีชีวิตชีวา อยู่ในวัยหนุ่มสาว
นอกจากงานในตำแหน่งเลขานุการแล้ว ยังมีลักษณะงานที่มีตำแหน่งหน้าที่ใกล้เคียงกับงานอาชีพเลขานุการที่มักจะได้ยินกันอย่างแพร่หลาย คือ "เลขาธิการ" และ "อักษรเลข"
ตำแหน่งเลขาธิการนี้หมายถึง ผู้ดำรงตำแหน่งผู้บริหารระดับสูง เช่น เลขาธิการคณะรัฐมนตรี เลขาธิการรัฐสภา เลขาธิการพรรคการเมืองต่าง ๆ เป็นต้น
สำหรับตำแหน่งอักษรเลข หมายถึง ตำแหน่งในคณะกรรมการการปกครองส่วนท้องถิ่นที่มีมาแต่โบราณ ใช้เรียกผู้ทำหน้าที่เลขานุการของผู้ว่าราชการจังหวัด
ประเภทของเลขานุการ
เลขานุการสามารถแบ่งตามหลักวิชาการและตามคุณสมบัติได้ดังนี้
1. ตามหลักวิชาการ แบ่งประเภทเลขานุการออกเป็น 4 ประเภท คือ
1.1 เลขานุการประจำตำแหน่ง (Position Secretary) คือ ตำแหน่งประจำที่ได้กำหนดไว้อย่างแน่นอนในหน่วยงานหรือองค์การ โดยกำหนดอัตราเงินเดือนและหน้าที่ไว้แน่นอน ได้แก่ เลขานุการกรม เลขานุการองค์การ และเลขานุการบริษัท
1.2 เลขานุการประจำตัวบุคคล หรือเลขานุการส่วนตัว (Private or Personal Secretary) หมายถึง เลขานุการส่วนตัวที่ปฏิบัติหน้าที่ตามคำสั่งโดยตรงของผู้บังคับบัญชา เลขานุการจะทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยทั้งในงานและกิจการส่วนตัว ได้แก่เลขานุการนายกรัฐมนตรี เลขานุการนักธุรกิจ นักแสดง เป็นต้น
1.3 เลขานุการกิติมศักดิ์ (Honorable Secretary) คือ บุคคลที่ได้รับเชิญให้มาทำหน้าที่เลขานุการในกรณีพิเศษ เป็นตำแหน่งที่มีเกียรติ ส่วนมากจะเกี่ยวกับงานการกุศล สมาคม จะไม่มีเงินตอบแทนหรือเงินเดือนประจำ เช่น เลขานุการสภากาชาดไทย
1.4 เลขานุการพิเศษ (Special Secretary) คือ ผู้ที่มีตำแหน่งหน้าที่และได้รับเงินเดือนประจำอยู่แล้ว แต่ได้รับเชิญหรือแต่งตั้งให้ทำหน้าที่เลขานุการเป็นการชั่วคราวหรือเป็นการเฉพาะในงานใดงานหนึ่ง เมื่อสิ้นสุดลงตำแหน่งเลขานุการก็จะพ้นหน้าที่ตามไปด้วย ได้แก่ เลขานุการในการประชุม การอบรม การสัมมนา
2. ตามคุณสมบัติ แบ่งออกเป็น 3 ประเภทคือ
2.1 เลขานุการบริหาร (Executive Secretary or Administrative Secretary) หรือเลขานุการองค์การ คือ เลขานุการที่ทำหน้าที่ช่วยงานในด้านการบริหารงานต่าง ๆ ของผู้บริการ เช่น ด้านนโยบาย งานวางแผน การประสานงาน เลขานุการประเภทนี้มักมีผู้ช่วยที่เรียกว่า Correspondence Secretary มาช่วยปฏิบัติงานด้านเอกสารให้
2.2 เลขานุการอาวุโส หรือเลขานุการชั้นสูง (Senior Secretary) หมายถึง เลขานุการที่มีประสบการณ์ในการทำงานมานาน เป็นที่ยอมรับนับถือและได้รับความไว้วางใจจากนายจ้างหรือผู้บังคับบัญชามอบหมายอำนาจหน้าที่และตัดสินใจในการปฏิบัติงานมากกว่าเลขานุการระดับต้น
2.3 เลขานุการระดับต้น (Junior Secertary) หรือเลขานุการระดับสามัญ หมายถึง เลขานุการที่พึ่งสำเร็จการศึกษาใหม่และยังไม่มีประสบการณ์ในการทำงานมาก่อน ลักษณะงานที่ปฏิบัติส่วนใหญ่เป็นงานประจำวัน (Routine) หรือการปฏิบัติงานทั่วไปในสำนักงาน
ความก้าวหน้าในงานอาชีพเลขานุการ
|
เลขานุการบริหาร หรือ เลขานุการองค์การ
|
|
เลขานุการอาวุโส หรือ เลขานุการชั้นสูง
|
|
เลขานุการชั้นต้น หรือ เลขานุการสามัญ
|
|
พนักงานชวเลขชั้นสูง
|
|
พนักงานชวเลขชั้นต้น
|
|
พนักงานพิมพ์ดีด
|
คุณสมบัติโดยทั่วไปของเลขานุการ
1. มีความจำดี
2. มีความซื่อสัตย์ต่อนายจ้างหรือผู้บังคับบัญชา
3. มีความสามารถในการทำงานได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว
4. มีไหวพริบปฏิภาณและตัดสินใจได้ถูกต้องและรวดเร็ว
5. เป็นผู้รักษาความลับได้ดี
6. เป็นผู้ตรงต่อเวลา รู้หน้าที่
7. เป็นผู้ที่มีอารมณ์ขัน
8. มีมานะอดทนและขยันทำงาน
9. มีมารยาทและความประพฤติดี
10. มีความรู้กว้างขวาง ทันเหตุการณ์
11. แต่งกายเรียบร้อย สุภาพ เหมาะสมกับกาลเทศะ
12. รู้จักลำดับความสำคัญก่อนหลังของงาน
13. มีมนุษยสัมพันธ์ดี
คุณสมบัติเฉพาะของผู้ประกอบอาชีพเลขานุการ
1. มีบุคลิกลักษณะและอุปนิสัยที่ดี (Good Character and Personality) หรือบุคลิกภาพและเจตคติที่ดี
2. มีความรู้เกี่ยวกับเทคนิคในงานอาชีพเลขานุการ (Secretarial Technique)
2.1 การจดชวเลขและถอดข้อความ
2.2 การร่างและโต้ตอบจดหมาย
2.3 การพิสูจน์อักษรและการจัดพิมพ์
2.4 งานพิมพ์ดีดและคอมพิวเตอร์
2.5 การใช้โทรศัพท์
2.6 การแยกประเภทจดหมายและเอกสาร
2.7 การเก็บและรักษาเอกสาร
2.8 การต้อนรับและการนัดหมาย
2.9 มารยาทในการติดต่อและเข้าสังคม
2.10 การเตรียม การจัด การบันทึกและการจัดทำรายงานการประชุม
2.11 การเตรียมการเดินทางและการปฏิบัติงานระหว่างผู้บริหารไม่อยู่
2.12 การประสานงานทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน
2.13 การจัดซื้อและการเตรียมอุปกรณ์ในการปฏิบัติงาน
2.14 ความรู้ในการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
3. พื้นความรู้ทั่วไป (General Background) คือ ความรู้ทั่วไปในการปฏิบัติงาน เช่น ความรู้เกี่ยวกับภาษี กฎหมาย การธนาคาร เป็นต้น
4. การผ่านการฝึกงาน (Apprentivesship) เลขานุการควรผ่านการฝึกงานก่อนที่จะเข้าปฏิบัติงานหรือรับตำแหน่งเลขานุการเพราะความรู้ทางด้านทฤษฎีอย่างเดียวนั้นยังไม่เพียงพอต่อการทำงานในหน้าที่ นอกจากนี้การฝึกงานยังช่วยให้การปฏิบัติงานมีข้อบกพร่องน้อยลงและช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงานได้มากยิ่งขึ้น
หน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการทั่ว ๆ ไป สรุปได้ดังนี้
1. ดูแลรับผิดชอบจดหมายเข้าและจดหมายออก
2. จดชวเลขการสั่งงานและถอดข้อความจากชวเลขได้รวดเร็วและถูกต้อง
3. เขียนจดหมายโต้ตอบและพิมพ์งานต่าง ๆ ที่สำคัญ ตลอดจนรู้และสามารถ
อัดสำเนาเอกสารได้
4. รวบรวมเอกสารข้อมูล เพื่อเตรียมเขียนรายงานและร่างสุนทรพจน์ พิมพ์ร่าง
เอกสารที่จะนำไปพิมพ์โฆษณา
5. โทรศัพท์ติดต่องานและรับโทรศัพท์
6. ต้อนรับผู้ที่มาติดต่อและจัดการนัดหมายให้นายจ้าง
7. ช่วยจัดการเกี่ยวกับการประชุม
8. จัดทำบันทึก รายงาน ร่างเอกสารต่าง ๆ ทำสถิติ แผนงาน แผนภาพ ตลอดจน
สามารถวางรูปแบบพิมพ์ต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในสำนักงาน
9. เขียนและส่งโทรสารบางโอกาส
10. เก็บและรักษาเอกสารให้เป็นระเบียบ ค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการ
11. ช่วยวางระเบียบต่าง ๆ และตรวจตราความเรียบร้อยของงานแทนนายจ้าง
12. จัดหาหนังสืออุเทศต่าง ๆ ที่จำเป็น
13. จัดการชำระค่าเช่า ค่าประกันภัย และค่าภาษีต่าง ๆ
14. จัดการบัญชีการเงินของสำนักงาน ติดต่อธนาคาร บริษัทประกันภัย จ่ายเงินเดือนพนักงาน
15. ควบคุมเสมียนพนักงานและประสานงาน โดยรับคำสั่งจากนายจ้างมาแจ้งแก่คนงาน
และนำเสนอความคิดเห็นของคนงานมายังนายจ้าง
16. เสนอหนังสือและส่งหนังสือที่สั่งการแล้วไปยังแผนกต่าง ๆ
17. ช่วยผู้บังคับบัญชาปรับปรุงภาระการทำงาน และดูแลความสะอาดเรียบร้อยของสำนักงาน
18. จัดซื้อเครื่องทุ่นแรง อุปกรณ์สำนักงาน ตลอดจนเครื่องเขียนและวัดสุที่จำเป็น
19. งานด้านคอมพิวเตอร์ ต้องดูแลการวางระบบคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยงานด้านเอกสาร
สามารถใช้งานคอมพิวเตอร์ทั้งการเก็บข้อมูลและจัดทำสถิติได้ด้วย
องค์ความรู้ในเรื่องบุคลิกภาพและการมีมนุษยสัมพันธ์ของเลขานุการผู้บริหาร
1. การแต่งกาย
เลขานุการผู้บริหารจะต้องแต่งกายให้มีความเหมาะสม สะอาด สุภาพ เรียบร้อย และถูกกาลเทศะโดยคำนึงว่าเลขานุการผู้บริหารจะต้องพบปะบุคคลทั้งภายในและภายนอกกรมส่งเสริมการเกษตรไม่ควรสวมกางเกง รองเท้าแตะ ไม่ควรนุ่งสั้น ควรแต่งกายรัดกุม คล่องตัว ทะมัดทะแมง แต่งกายให้พร้อมตั้งแต่ออกจากบ้าน
การแต่งกายของเลขานุการควรตระหนักว่าเลขานุการเป็นเสมือนหน้าตาของผู้บริหาร เป็นภาพรวมของกรมซึ่งจะต้องสร้างความประทับใจ การแต่งกายที่ดีต้องอาศัยเป็นคนช่างสังเกตมีความสนใจและเอาใจใส่ศึกษาเกี่ยวกับหลักการแต่งกายที่ดีโดยเฉพาะซึ่งขึ้นอยู่กับรูปร่างหน้าตา ท่าทาง อิริยาบถเป็นสำคัญ ตลอดจนเรื่องสีของผิว
มีหลักเกณฑ์โดยทั่ว ๆ ไป ดังนี้
1) เสื้อผ้า ควรอยู่ในสมัยนิยม คำนึงถึงประเพณีนิยมและมีความพอดี รู้จักเลือกสีให้เหมาะกับผิวและรูปร่าง เช่น ถ้าร่างใหญ่ ควรสวมเสื้อสีเข้ม และใช้เส้นตรงตามยาว ถ้ามีลำคอยาว ควรใส่เสื้อมีปกหุ้มคอหรือใช้เครื่องประดับชิดรอบคอ เพราะจะทำให้ดูคอสั้นเข้า ถ้ามีลำคอสั้น ควรใส่เสื้อหรือใช้เครื่องประดับที่มีลักษณะเป็นรูปตัว V
ส่วนการเลือกสี ควรให้เหมาะสมกับลักษณะของตน คำนึงถึงสีผิว เช่น คนขาวควรใช้สีอ่อน ๆ คนผิวคล้ำหรือดำควรใช้สีเข้ม จะทำให้ดูตัวเล็กลง เส้นขวางจะทำให้แลดูเตี้ย เส้นเฉียงหรือเส้นโค้งทำให้แลดูมีชีวิตชีวา
2) การเลือกกระเป๋าถือและรองเท้า ควรเลือกให้เหมาะกับตนเอง และเลือกใช้หนังสือที่มีคุณภาพดี เพราะการเลือกใช้ของดีเป็นการเสริมสร้างบุคลิกลักษณะที่ดีและควรให้กระเป๋าถือกับรองเท้าเข้าชุดกันด้วย ต้องหมั่นดูแลให้สะอาดและเรียบร้อย
3) หลักการแต่งหน้าที่ดี แต่งแต่พองามไม่ฉูดฉาด บาดตามากเกินไปหรือตามแฟชั่นมากเกินไปอย่าลืมว่า “ผู้ที่แต่งหน้ามากเกินไป นั้นแสดงว่าเป็นผู้ที่มีข้อบกพร่องมาก และมีส่วนที่จะต้องปิดบังมาก” ดังนั้น ท่านควรแต่งตามธรรมชาติให้แลดูสวยงามยิ่งขึ้นเท่านั้น
4) เล็บและการทาเล็บ เล็บไม่ควรสั้นหรือยาวจนเกินไปแต่งปลายให้มน ๆ พองาม หากทาเล็บควรเลือกสีกลาง ๆ อย่าใช้สีฉูดฉาด บาดตาเกินไป ควรดูแลและเอาใจใส่มือและเล็บให้สะอาดอยู่เสมอ
5) ผม หมั่นสระผมให้สะอาดอยู่เสมอ แปรงหรือหวีให้เรียบร้อย ควรแต่งผมบ่อย ๆ เลือกแบบผมที่รับกับใบหน้า ส่วนสูง และน้ำหนัก ขนาด และรูปร่างช่วงยาว ของลำคอด้วย
6) เครื่องประดับ การแต่งกายที่ดีควรใช้เครื่องประดับเพียงน้อยชิ้น แต่เป็นของดีมีราคาดีกว่าใช้เครื่องประดับมากเกินไป ไม่ควรใช้เครื่องประดับที่แวววาวเกินไป และการใส่ต่างหูไม่เหมาะกับเลขานุการเพราะเป็นอุปสรรคในการรับโทรศัพท์
อนึ่ง เมื่อมีการดูแลในเรื่องของการแต่งกายให้ดีแล้ว สิ่งที่เลขานุการผู้บริหารควรปรับปรุง ฝึกหัดให้ต้องเป็นนิสัยที่ดี คือ การนั่ง การยืน และการเดินที่ดี เพื่อเสริมสร้างบุคลิกภาพที่ดีด้วย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น